6. Udostępnienie materiałów zasobu w związku ze zgłoszeniem prac

6. Udostępnienie materiałów zasobu w związku ze zgłoszeniem prac.


Spis treści:

6.1. Rejestr zgłoszeń.

6.2. Lista materiałów zasobu w zgłoszeniu prac.

6.2.1. Termin uzgodnienia listy materiałów.
6.2.2. Forma uzgodnienia listy materiałów.

6.3. Udostępnianie materiałów zasobu w trakcie wykonywania zgłoszonych prac.

6.4. Udostępnienie materiałów zasobu w związku ze zgłoszeniem prac a dokumenty wymienione w Tabeli nr 11 w Załączniku do UPGiK.

6.5. Spór dotyczący zakresu udostępnianych materiałów zasobu.

6.1. Rejestr zgłoszeń.

Elementy zgłoszenia prac zostały omówione w [5]. Szczególnie istotne informacje znajdują się w [5.6.], gdzie zostało omówione jakie elementy powinny znaleźć się w zgłoszeniu.
Każde zgłoszenie prac zostaje zarejestrowane w rejestrze zgłoszeń (§ 8 RPZGiK) i otrzymuje odpowiedni numer kancelaryjny zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt (inaczej: identyfikator zgłoszenia).
W rejestrze zgłoszeń zapisane są następujące informacje:
1) identyfikator zgłoszenia prac;
2) data, którą jest sygnowane zgłoszenie prac;
3) data doręczenia zgłoszenia prac właściwemu organowi prowadzącemu zasób;
4) imię, nazwisko i numer PESEL albo nazwa i numer identyfikacyjny REGON podmiotu, który zgłosił prace;
5) dane kontaktowe podmiotu, który zgłosił prace, w tym jego adres;
6) rodzaj oraz cel zgłoszonych prac;
7) opis obiektu, do którego odnosi się zgłoszenie prac, oraz położenie tego obiektu,
8) identyfikatory materiałów zasobu udostępnionych podmiotowi, który zgłosił prace,
9) wysokość opłaty za udostępnienie materiału zasobu;
10) data i sygnatura dokumentu określającego wysokość opłaty;
11) nazwa i sygnatura dokumentu potwierdzającego dokonanie opłaty;
12) data otrzymania wniosku wykonawcy o przyjęcie do zasobu operatu technicznego zawierającego rezultaty zgłoszonych prac;
13) data zwrotu dokumentacji wraz z protokołem dokumentującym wynik weryfikacji,
14) data odnotowania pozytywnego wyniku weryfikacji.


6.2. Lista materiałów zasobu w zgłoszeniu prac.

Jednym z bardzo istotnych elementów zgłoszenia jest lista materiałów zasobu, które w ocenie wykonawcy prac są potrzebne do wykonania zgłaszanych prac.
Wykonawca – podobnie jak każdy inny podmiot – ma prawo do nieodpłatnego wyszukiwania i przeglądania materiałów zasobu. W szczególności dotyczy to materiałów zasobu, które są przechowywane w postaci dokumentów elektronicznych w bazach systemu PZGiK. Udostępnianie tych materiałów zasobu odbywa się w postaci dokumentów elektronicznych za pomocą portalu internetowego organu prowadzącego pzgik lub na informatycznych nośnikach danych.
Wykonawcy prac, którzy korzystają z takiego portalu, mogą zatem wyszukiwać i przeglądać materiały zasobu za jego pomocą. W innych przypadkach organ SGiK powinien zapewnić możliwość przeglądania materiałów zasobu w taki sposób, który umożliwi wykonawcy zgłaszającemu prace sporządzenie listy materiałów, które powinny być udostępnione.


6.2.1. Termin uzgodnienia listy materiałów.

Organ SGiK, do którego wpłynęło zgłoszenie, zobowiązany jest w terminie 10 dni roboczych uzgodnić z wykonawcą listę materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac i udostępnić kopie tych materiałów (art. 12 ust. 3 UPGiK) po wniesieniu stosownej opłaty. Wskazany termin jest terminem ustawowym. Oznacza to, że w tym terminie organ musi uzgodnić z wykonawcą listę materiałów i je udostępnić. W tym ujęciu jest to termin nieprzywracalny, którego nie można jednostronnie przedłużyć. Termin ten może być jedynie przedłużony po uprzednim uzgodnieniu z wykonawcą nowego terminu.

Uzgodnienie listy materiałów zasobu, które mają być udostępnione, należy traktować jako niewładczą formę działania administracji publicznej, w ramach której organ SGiK oraz wykonawca – na zasadzie równości stron – ustalają wspólnie listę materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac. Może się bowiem zdarzyć, że wykonawca – z jakichś przyczyn – nie wskaże w zgłoszeniu prac żadnych materiałów, które w jego ocenie są potrzebne do wykonania zgłaszanych prac. Należy mieć także na uwadze, że przy dokonywaniu tych czynności (dotyczących obsługi zgłoszenia) organ nie ma podstaw posługiwać się przepisami KPA, bowiem mają one zastosowanie dopiero w przypadku wszczęcia i prowadzenia postępowania administracyjnego.

Użycie przez ustawodawcę określenie „uzgadnia” oznacza, że jest to działanie obligatoryjne, bowiem w przypadku, gdy wykonawca wykona prace w oparciu o niepełne lub nieaktualne materiały zasobu, ryzykuje on odrzuceniem wyników tych prac na etapie weryfikacji. 

W każdym przypadku musi nastąpić uzgodnienie listy materiałów. Organ powinien zatem przygotować listę materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac i przekazać ją wykonawcy, który złożył zgłoszenie. Organ może równocześnie przekazać wykonawcy DOO, w którym ustali odpowiednią opłatę należną.

W przypadku, gdy część materiałów zasobu została już pobrana przez wykonawcę np. za pomocą portalu PZGiK, uzgodnienie powinno dotyczyć wszystkich materiałów (łącznie z już pobranymi przez wykonawcę), natomiast wysokość opłaty powinna być ustalona przy odpowiednim zastosowaniu przepisów obowiązujących w przypadku udostępniania materiałów zasobu w trakcie wykonywania zgłoszonych prac (art. 40d ust. 4 UPGiK). W takim przypadku wykonawca nie składa już zgłoszenia uzupełniającego – podstawą ustalenia opłaty w DOO oraz udostępnienia materiałów zasobu jest uzgodniona lista tych materiałów.

Jeśli przed upływem 10 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia nastąpi uzgodnienie listy materiałów, po wniesieniu przez wykonawcę należnej opłaty organ powinien udostępnić odpowiednie materiały zasobu. W przypadku, gdy równocześnie z listą materiałów organ wyśle DOO, a wykonawca we wskazanym terminie wniesie opłatę ustaloną w DOO, można uznać, że nastąpiło uzgodnienie tej listy.

Jeśli w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia z powodu braku stanowiska wykonawcy nie nastąpi uzgodnienie listy materiałów, ani nie dojdzie do uzgodnienia nowego terminu, do którego nastąpi to uzgodnienie, a jednocześnie nie wykonawca nie wejdzie w spór w sprawie zakresu udostępnianych materiałów (spór ten często może dotyczyć także wysokości opłaty), organ powinien poinformować wykonawcę, że sprawa została zakończona bez udostępnienia materiałów zasobu, a jeśli wykonawca zamierza jednak realizować prace powinien ponownie złożyć zgłoszenie.

Organ może także uzgodnić z wykonawcą inny termin udostępniania materiałów zasobu,
np. w przypadku, gdy prace są realizowane etapami. Jeśli uzgodniona lista będzie obejmowała materiały, które mają być udostępnione oraz terminy ich udostępnienia, nie będzie konieczne składanie zgłoszeń uzupełniających i ustalanie kolejnych opłat w wielu DOO.

Lista materiałów zasobu podlegających udostępnieniu powinna być adekwatna do zgłoszonego obszaru oraz celu i rodzaju wykonywanych prac. Zatem w przypadku wskazania np. obszaru całego powiatu jako obszaru objęty zgłaszanymi pracami, organ powinien uzgodnić odpowiednią listę materiałów i udostępnić materiały zasobu niezbędne do wykonania danego opracowania na obszarze całego powiatu.


6.2.2. Forma uzgodnienia listy materiałów.

UPGiK nie określa formy uzgodnienia listy materiałów zasobu, które mają być udostępnione. Uzgodnienie powinno mieć formę pisemną (korespondencja nieelektroniczna lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, np. poczty elektronicznej, ePUAP-u), uzgodnień ustnych utrwalonych w formie protokołu. Dotyczy to również przypadków, gdy zgłoszenie jest złożone za pomocą portalu PZGiK.
Uzgodnienie powinno być dokonane i udokumentowane w takiej formie, aby umożliwiało rozstrzygnięcie ewentualnego sporu dotyczącego zakresu udostępnionych materiałów zasobu lub wysokości należnej opłaty. Spory te są rozstrzygane w postępowaniu administracyjnym zakończonym wydaniem decyzji (art. 40f ust.1 UPGiK). Ponieważ dowodem w tym postępowaniu będzie dokument świadczący o dokonanym uzgodnieniu, zatem musi on być sporządzony w formie pisemnej. Dokument o uzgodnieniu winien być podpisany przez obie strony, czyli przez przedstawiciela organu SGiK i przez wykonawcę zgłaszanych prac.


6.3. Udostępnianie materiałów zasobu w trakcie wykonywania zgłoszonych prac.

W przypadku, gdy w trakcie wykonywania zgłoszonych prac zaistnieje konieczność udostępnienia z pzgik dodatkowych – nie objętych uzgodnieniem – materiałów zasobu, wykonawca powinien wystąpić do organu o ich udostępnienie. Do tego służy formularz „Zgłoszenia prac geodezyjnych” oznaczony jako „zgłoszenie uzupełniające do zgłoszenia o identyfikatorze …” wraz z podaniem identyfikatora zgłoszenia prac, nadanego przez organ, któremu zostały zgłoszone prace, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
Przepisy UPGiK nie przewidują w takim przypadku uzgadniania listy materiałów zasobu, które mają być udostępnione, jak również terminu, w jakim te materiały mają być udostępnione. Należy zatem przyjąć, że udostępnienie materiałów w związku ze złożeniem zgłoszenia uzupełniającego powinno nastąpić niezwłocznie lub w terminie uzgodnionym z wykonawca prac – po uiszczeniu należnej opłaty.


 6.4. Udostępnienie materiałów zasobu w związku ze zgłoszeniem prac a dokumenty wymienione w Tabeli nr 11 w Załączniku do UPGiK.

W Tabeli nr 11 w Załączniku do UPGiK są wymienione dokumenty urzędowe – wypisy i wyrysy z operatu ewidencyjnego. Do ustalenia wysokości opłaty za wydanie każdego z wymienionych w tej Tabeli dokumentów stosuje się wzory określone w ust. 16-18 Załącznika z pominięciem współczynników K oraz CL.
W związku z tym Załącznik nr 3 do wzoru zgłoszenia prac geodezyjnych w części dotyczącej pozycji oznaczonych jako „Wypisy i wyrysy z operatu ewidencyjnego”, obejmujący następujące dokumenty:
1. Wypis z rejestru gruntów w postaci dokumentu elektronicznego
2. Wypis z rejestru gruntów w postaci dokumentu drukowanego
3. Wypis z rejestru gruntów bez danych osobowych w postaci dokumentu elektronicznego
4. Wypis z rejestru gruntów bez danych osobowych w postaci dokumentu drukowanego
5. Wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej w postaci dokumentu elektronicznego
6. Wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej w postaci dokumentu drukowanego
7. Wyrys z mapy ewidencyjnej w postaci dokumentu elektronicznego
8. Wyrys z mapy ewidencyjnej w postaci dokumentu drukowanego
9. Wypis z rejestru budynków albo wypis z rejestru lokali w postaci dokumentu elektronicznego
10. Wypis z rejestru budynków albo wypis z rejestru lokali w postaci dokumentu drukowanego
11. Wypis z kartoteki budynków albo wypis z kartoteki lokali w postaci dokumentu elektronicznego
12. Wypis z kartoteki budynków albo wypis z kartoteki lokali w postaci dokumentu drukowanego
jest niezgodny z UPGiK i nie powinien być w tym zakresie stosowany.
Wymienione w Tabeli nr 11 Załącznika do UPGiK dokumenty są wydawane na wniosek osoby uprawnionej, zgodnie z przepisami UPGiK.


6.5. Spór dotyczący zakresu udostępnianych materiałów zasobu. 

W przypadku sporu (rozbieżne stanowiska wykonawcy i organu SGiK co do zakresu materiałów niezbędnych do wykonania zagłoszonych prac) organ w drodze decyzji administracyjnej ustala listę materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac (art. 40f ust. 1 UPGiK).
Wniesienie odwołania od decyzji w sprawie ustalenia wysokości opłaty za udostępnianie materiałów zasobu nie wstrzymuje udostępnienia tych materiałów, pod warunkiem uiszczenia opłaty w wysokości ustalonej w zaskarżonej decyzji (art. 40f ust. 2 UPGiK).
W przypadku gdy w wyniku rozpatrzenia odwołania lub ponownego rozpatrzenia sprawy na skutek wyroku sądu administracyjnego wysokość opłaty zostanie zmniejszona, nadpłata podlega zwrotowi wraz z odsetkami ustawowymi (art. 40f ust. 3 UPGiK).